O uso de sistemas de cotação de preços públicos é essencial para a realização de compras governamentais seguras, legais e eficientes. No entanto, a falta de capacitação adequada, a sobrecarga de tarefas e a limitação de algumas ferramentas acabam levando servidores públicos a cometerem erros recorrentes que podem comprometer a regularidade do processo licitatório.

Neste conteúdo, listamos os erros mais comuns cometidos ao utilizar plataformas de cotação pública e mostramos como evitá-los com boas práticas e o apoio de soluções mais inteligentes, como o Fonte de Preços.

1. Utilizar preços desatualizados como base de cálculo

Um dos erros mais comuns — e mais críticos — é utilizar valores antigos ou fora da realidade do mercado para compor o valor estimado da contratação.

Isso ocorre quando o servidor utiliza dados de sistemas que não têm atualização diária ou baseia-se em registros de contratações muito antigas. O problema se agrava quando não há verificação da data da cotação ou do contexto regional.

Como evitar:
Opte por plataformas com base de dados atualizada diariamente, como o Fonte de Preços, que trabalha com mais de 420 milhões de preços homologados e atualizados em tempo real.

2. Falta de análise crítica dos resultados

Outro erro frequente é copiar valores automaticamente sem avaliar a qualidade das informações apresentadas pelo sistema. Muitos registros de sistemas públicos têm descrições genéricas, divergência de unidade de medida ou valores fora da curva.

Sem essa análise, o valor estimado pode ser superdimensionado ou subestimado — o que pode gerar impugnações, suspensões do processo ou prejuízos à administração.

Como evitar:
Sempre analise a dispersão dos valores, valide as unidades de medida e verifique a origem dos dados. Ferramentas como o Fonte de Preços oferecem relatórios com gráficos e filtros que ajudam nessa avaliação crítica.

3. Ignorar a legislação vigente e as instruções normativas

A nova Lei de Licitações (Lei nº 14.133/21), junto com as INs nº 65/2021 e nº 73/2020, exige que a cotação de preços seja feita com critérios técnicos, registros auditáveis e justificativa das fontes utilizadas.

Ignorar essas exigências ou usar sistemas que não oferecem suporte documental adequado pode colocar em risco a legalidade do processo e a segurança do servidor público.

Como evitar:
Utilize sistemas que entreguem relatórios em PDF com informações auditáveis, com campos prontos para DFD, ETP, MR e TR. O Fonte de Preços já atende 100% às exigências legais e facilita a produção de documentos oficiais.

4. Não verificar se os fornecedores são idôneos

Outro erro grave é incluir fornecedores com restrições legais ou penalidades em processos licitatórios. Muitos sistemas públicos não integram automaticamente essas informações ou exigem consultas manuais em outras bases.

Como evitar:
Use ferramentas que integrem consulta a empresas inidôneas, como o Fonte de Preços, que permite verificar rapidamente se um fornecedor está apto a participar da licitação.

5. Não considerar a competitividade para ME/EPP

A legislação brasileira prevê condições especiais para Microempresas e Empresas de Pequeno Porte, inclusive a possibilidade de disputas exclusivas. Ignorar esse aspecto pode resultar em desrespeito à LC nº 123/06 e reduzir a eficiência econômica da contratação.

Como evitar:
Ao fazer a cotação, certifique-se de que há análise de competitividade local e regional para ME/EPP. O Fonte de Preços oferece filtros específicos que facilitam essa verificação.

6. Dificuldade em interpretar os relatórios gerados

Sistemas públicos nem sempre oferecem relatórios de fácil leitura. Isso leva muitos servidores a tomarem decisões com base em planilhas incompletas, mal formatadas ou sem embasamento técnico.

Como evitar:
Prefira sistemas que geram relatórios claros, organizados e exportáveis em PDF, com linguagem acessível e dados prontos para serem inseridos na instrução processual.

7. Interface complexa ou falta de suporte

Muitos sistemas públicos exigem conhecimento técnico avançado para navegar, exigem códigos de materiais e não contam com suporte rápido — o que dificulta o uso por profissionais iniciantes ou em equipes com alta rotatividade.

Como evitar:
Plataformas com interface intuitiva, foco no setor público e suporte humanizado, como o Fonte de Preços, reduzem a curva de aprendizado e aumentam a autonomia do servidor.

Como o Fonte de Preços evita esses erros

O Fonte de Preços é uma plataforma GovTech que nasceu para simplificar a rotina de compras públicas. Ele atua como um complemento estratégico aos sistemas públicos e ajuda a evitar todos esses erros, com:

  • Cotações personalizadas por equipe especializada
  • Dados homologados e atualizados diariamente
  • Geração de relatórios prontos para DFD, ETP, MR e TR
  • Consulta automática a empresas com restrições
  • Interface simples e intuitiva
  • Atendimento técnico rápido e humanizado
  • Conformidade com a legislação vigente

Com isso, o pregoeiro ou servidor responsável pode tomar decisões com mais segurança, agilidade e respaldo legal, mesmo em processos urgentes ou complexosC.

Conclusão

O uso de sistemas públicos de cotação é indispensável, mas é preciso ter atenção aos riscos e limitações que essas ferramentas podem apresentar. Pequenos erros cometidos por falta de tempo, estrutura ou capacitação podem comprometer toda a licitação.

Por isso, contar com um sistema de apoio como o Fonte de Preços é uma forma prática, segura e legal de evitar retrabalho, atrasos e apontamentos em auditoria.

Conheça o Fonte de Preços e veja como ele pode ajudar sua equipe a evitar erros e otimizar o processo de cotação pública com mais rapidez e segurança.
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