A memória de cálculo na pesquisa de preços é uma das partes mais importantes da fase preparatória da contratação pública. Ela mostra como o órgão chegou ao valor estimado e permite que qualquer pessoa entenda o caminho adotado pela equipe.

Com a Lei nº 14.133/2021, o planejamento ganhou ainda mais relevância nas licitações e contratações públicas. A norma estabelece regras gerais para licitações e contratos administrativos da União, estados, Distrito Federal e municípios.

Além disso, a IN SEGES/ME nº 65/2021 orienta o procedimento administrativo para pesquisa de preços em aquisições de bens e contratações de serviços em geral, no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional. A norma também informa que não se aplica a obras e serviços de engenharia.

Por isso, documentar fontes, metodologia e memória de cálculo não é apenas uma boa prática. É uma forma de dar rastreabilidade, segurança e transparência ao processo.

O que é memória de cálculo na pesquisa de preços?

A memória de cálculo é o registro do passo a passo usado para definir o preço estimado da contratação.

Na prática, ela apresenta os preços coletados, os valores considerados, os valores descartados, o método aplicado e o resultado final. Dessa forma, a equipe demonstra como saiu de uma série de referências de mercado até chegar ao valor estimado.

A IN 65/2021 exige que a pesquisa de preços contenha, entre outros itens, a série de preços coletados, o método estatístico aplicado, as justificativas da metodologia utilizada, a memória de cálculo do valor estimado e os documentos que dão suporte à pesquisa.

Assim, a memória de cálculo ajuda o órgão a evitar estimativas frágeis e facilita a análise do controle interno, da assessoria jurídica e dos órgãos de fiscalização.

Por que documentar as fontes da pesquisa?

As fontes indicam de onde vieram os preços usados na estimativa. Portanto, elas precisam aparecer de forma clara no processo.

A equipe deve registrar informações como origem do preço, data da consulta, identificação do item, órgão ou fornecedor relacionado, quantidade, unidade de medida e documento comprobatório.

Além disso, quando a pesquisa envolver fornecedores, o processo deve apresentar a justificativa da escolha desses fornecedores. A IN 65/2021 prevê esse cuidado no documento que materializa a pesquisa de preços.

Esse registro evita dúvidas sobre a confiabilidade da pesquisa. Afinal, um preço sem origem comprovada perde força como referência.

Quais fontes podem ser usadas?

A IN 65/2021 permite o uso de diferentes parâmetros para a pesquisa de preços. Entre eles estão sistemas oficiais de governo, contratações similares feitas pela Administração Pública, mídia especializada, sítios eletrônicos especializados, pesquisa direta com fornecedores e base nacional de notas fiscais eletrônicas, quando aplicável.

Contudo, a norma orienta que a equipe priorize sistemas oficiais de governo e contratações similares. Quando isso não for possível, o órgão deve justificar a escolha de outros parâmetros nos autos.

Dessa forma, a pesquisa fica mais robusta. Em vez de depender apenas de orçamentos enviados por fornecedores, o órgão passa a usar referências públicas, comparáveis e melhor documentadas.

Como documentar a metodologia?

A metodologia explica como a equipe tratou os preços coletados. Em outras palavras, ela mostra qual critério foi usado para transformar os valores encontrados em uma estimativa final.

A IN 65/2021 permite o uso de média, mediana ou menor valor para obter o preço estimado, desde que o cálculo considere um conjunto adequado de preços e desconsidere valores inexequíveis, inconsistentes ou excessivamente elevados. A norma também exige análise crítica dos preços, especialmente quando houver grande variação entre os valores apresentados.

Por isso, o relatório deve explicar o motivo da escolha do método. Por exemplo, a mediana pode ser mais adequada quando a amostra tem valores muito distantes entre si. Já a média pode funcionar melhor quando os preços são próximos e homogêneos.

Além disso, a equipe deve registrar qualquer descarte de preço. Se um valor parece incompatível com o mercado, o órgão precisa explicar por que decidiu não utilizá-lo no cálculo.

O que deve aparecer na memória de cálculo?

A memória de cálculo precisa ser simples, objetiva e conferível. O ideal é que outra pessoa consiga refazer o cálculo apenas lendo o documento.

O registro pode apresentar:

preços coletados;
fonte de cada preço;
data da consulta;
valores descartados e justificativas;
método usado, como média, mediana ou menor valor;
cálculo realizado;
preço estimado final.

Além disso, o órgão deve anexar os documentos de suporte, como relatórios, prints, propostas formais, atas, contratos, resultados de fornecedores e demais comprovantes usados na pesquisa.

Exemplo prático de memória de cálculo

Imagine que a equipe encontrou cinco preços para um mesmo item:

Preço 1: R$ 980,00
Preço 2: R$ 1.020,00
Preço 3: R$ 1.050,00
Preço 4: R$ 1.100,00
Preço 5: R$ 2.300,00

Nesse caso, o valor de R$ 2.300,00 pode indicar distorção em relação aos demais. Portanto, a equipe deve analisar a origem desse preço, verificar se o objeto é realmente compatível e avaliar se há alguma condição comercial diferente.

Caso confirme a inconsistência, o órgão pode descartar o valor. No entanto, precisa justificar essa decisão no processo.

Depois disso, a equipe pode aplicar a metodologia escolhida aos preços válidos e registrar o resultado na memória de cálculo. Assim, o processo demonstra clareza e evita dúvidas sobre a formação do preço estimado.

Erros comuns na documentação da pesquisa

Um erro comum é anexar preços sem explicar a metodologia. Nesse caso, o processo mostra os valores, mas não revela como a equipe chegou ao resultado final.

Outro problema é usar fontes sem identificação suficiente. Por exemplo, prints sem data, propostas sem CNPJ ou consultas sem indicação do objeto pesquisado reduzem a confiabilidade da pesquisa.

Também é comum comparar objetos diferentes. Essa falha pode distorcer o preço estimado, principalmente quando há diferença de marca, modelo, capacidade, garantia, frete ou prazo de entrega.

Por fim, muitos processos deixam de justificar descartes. Esse ponto merece atenção, porque a retirada de um valor da amostra precisa ter fundamento técnico.

Como o Fonte de Preços ajuda nessa etapa?

O Fonte de Preços ajuda órgãos públicos, ONGs e organizações do Sistema S a documentarem a pesquisa de preços com mais agilidade e organização.

A plataforma reúne mais de 420 milhões de preços homologados, atualizados diariamente, além de recursos que facilitam a localização de referências, a emissão de relatórios e a análise de dados do mercado público.

Com o Fonte de Preços, a equipe consegue realizar cotações expressas, personalizadas e em lote. Além disso, pode consultar fornecedores, acessar anexos e comprovantes, verificar empresas inidôneas, gerar relatórios gerenciais e apoiar documentos da fase interna, como DFD, ETP, Mapa de Riscos e Termo de Referência.

Dessa forma, o órgão reduz o tempo gasto com buscas manuais e melhora a rastreabilidade da pesquisa. A equipe passa a trabalhar com dados organizados, relatórios mais completos e suporte especializado em poucos minutos.

Benefícios de uma boa documentação

Uma pesquisa bem documentada fortalece toda a contratação. Ela mostra que o órgão avaliou o mercado, escolheu fontes adequadas, analisou os preços e justificou o valor estimado.

Além disso, a documentação reduz retrabalho, melhora a atuação do controle interno e aumenta a segurança dos agentes públicos envolvidos no processo.

Nesse sentido, a memória de cálculo não deve ser vista como uma etapa burocrática. Pelo contrário, ela funciona como uma proteção técnica para o processo e para a equipe responsável pela contratação.

Conclusão

A memória de cálculo na pesquisa de preços é essencial para demonstrar como o órgão definiu o valor estimado da contratação. Quando a equipe documenta fontes, metodologia, justificativas e comprovantes, o processo ganha transparência, rastreabilidade e segurança.

A IN 65/2021 reforça a necessidade de registrar a pesquisa em documento próprio, com fontes consultadas, série de preços, metodologia, justificativas e memória de cálculo. Portanto, o órgão deve tratar essa etapa com atenção técnica e organização.

Com o apoio do Fonte de Preços, a equipe agiliza a coleta de dados, melhora a documentação da pesquisa e conduz a fase preparatória com mais eficiência.

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