A pesquisa de preços públicos exige tempo, atenção e análise crítica. Quando a cotação reúne muitos itens ou descrições complexas, o trabalho aumenta. O servidor precisa realizar várias buscas, comparar referências e conferir detalhes antes de definir quais preços atendem à necessidade do órgão.

Nesse cenário, a Cotação com IA do Fonte de Preços apoia a etapa inicial da pesquisa. A ferramenta busca possíveis referências nas bases disponíveis, organiza os resultados e facilita a análise de cada item.

Contudo, a Inteligência Artificial não substitui o conhecimento do usuário. A IA encontra e organiza informações. Em seguida, o servidor verifica a compatibilidade dos preços e decide quais referências incluirá na cotação.

Por que a pesquisa de preços públicos exige tanta atenção?

A Administração Pública precisa definir um valor estimado compatível com a realidade do mercado. Por isso, o responsável pela pesquisa não deve considerar apenas o valor encontrado.

Antes de tudo, ele precisa comparar as características da contratação. Entre os principais pontos de análise estão:

  • descrição do objeto;
  • especificações técnicas;
  • quantidade;
  • unidade de medida;
  • data do preço;
  • localização;
  • condições de entrega;
  • características do fornecedor;
  • demais condições da contratação.

Por exemplo, um preço por unidade não permite uma comparação direta com um valor por caixa, pacote ou lote. Da mesma forma, duas descrições semelhantes podem representar produtos com características diferentes.

Além disso, preços antigos ou coletados em condições muito distintas podem não representar a necessidade atual do órgão. Portanto, a análise deve considerar o contexto de cada referência.

A IN SEGES nº 65/2021 orienta a realização da pesquisa de preços nas aquisições de bens e contratações de serviços em geral. Assim, o órgão precisa registrar as fontes consultadas, os preços encontrados, o método adotado e as justificativas necessárias.

Consequentemente, a pesquisa não termina quando o servidor encontra alguns valores. Ele ainda precisa analisar os resultados e documentar suas escolhas.

O que é a Cotação com IA do Fonte de Preços?

A Cotação com IA utiliza Inteligência Artificial para apoiar a busca de preços públicos dos itens cadastrados em uma cotação.

O recurso consulta as bases disponíveis no Fonte de Preços, localiza possíveis referências e organiza os resultados. Dessa forma, o usuário reduz o esforço das buscas iniciais e concentra mais atenção na análise.

A funcionalidade atende tanto cotações completas quanto pesquisas específicas. O usuário pode selecionar:

  • todos os itens da cotação;
  • apenas alguns itens;
  • itens que ainda possuem poucas referências;
  • materiais ou serviços que exigem novas buscas.

Ainda assim, a IA não determina quais preços atendem ao objeto. Essa decisão permanece com o usuário.

O princípio central da funcionalidade resume bem essa relação:

A IA localiza e organiza possíveis referências. O usuário analisa, valida e decide quais preços utilizará.

Como funciona a Cotação com IA?

O usuário acessa os detalhes da cotação e escolhe a opção “Cotação com IA”. Logo depois, o sistema apresenta os itens cadastrados.

Nessa etapa, o usuário pode selecionar todos os itens ou somente parte deles. Além disso, ele pode buscar um item pelo nome e retirar itens que não deseja incluir no processamento.

Depois da seleção, o usuário define as preferências disponíveis para a pesquisa.

Entre as opções, a ferramenta pode priorizar:

  • preços da mesma Unidade da Federação do item;
  • preços com unidade de medida compatível.

Esses critérios ajudam a direcionar a busca. No entanto, eles não eliminam a necessidade de revisão.

Em seguida, o usuário clica em “Gerar cotação com IA”. A partir desse momento, a ferramenta inicia o processamento.

O usuário pode continuar trabalhando durante a pesquisa

A Cotação com IA processa a solicitação em segundo plano. Por isso, o usuário não precisa permanecer na mesma tela enquanto a ferramenta busca as referências.

Durante esse período, ele pode:

  • voltar aos detalhes da cotação;
  • acessar outras cotações;
  • criar novas pesquisas;
  • realizar buscas manuais;
  • pesquisar preços para outros itens;
  • utilizar outras áreas do Fonte de Preços.

Assim, a funcionalidade não interrompe o fluxo de trabalho. Enquanto a IA realiza a busca inicial, o servidor pode avançar em outras tarefas.

Esse recurso oferece uma vantagem importante, sobretudo em cotações com muitos itens. Afinal, o usuário aproveita melhor o tempo e evita longos períodos de espera.

Quais etapas a IA realiza?

Após o envio da solicitação, a ferramenta segue três etapas principais.

Primeiro, o sistema recebe a requisição e prepara o processamento. Depois, a IA consulta as bases e procura preços potencialmente compatíveis com cada item. Por fim, a ferramenta organiza os resultados e calcula os valores representativos.

Quando o processamento termina, o usuário retorna à cotação e consulta as referências encontradas.

A Cotação com IA pode apresentar, no resumo geral:

  • quantidade de itens atendidos;
  • quantidade total de preços encontrados;
  • total estimado;
  • quantidade de itens com poucos preços.

Além disso, o sistema organiza os dados por item. Assim, o usuário consegue comparar os resultados com mais clareza.

Quais informações ajudam na análise dos preços?

O usuário pode expandir cada item e consultar os detalhes das referências localizadas.

Conforme a disponibilidade dos dados de origem, a ferramenta pode mostrar:

  • descrição da contratação;
  • descrição complementar do item;
  • objeto da contratação;
  • órgão responsável;
  • Unidade da Federação;
  • quantidade;
  • unidade de medida;
  • data de homologação;
  • modalidade;
  • indicação de Sistema de Registro de Preços;
  • proposta inicial;
  • proposta final;
  • marca;
  • modelo;
  • fabricante;
  • dados do fornecedor;
  • links relacionados à fonte, ao edital ou ao processo.

Essas informações ajudam o servidor a comparar o preço com a necessidade real do órgão.

Por exemplo, o usuário pode verificar se a unidade de medida coincide com o item pesquisado. Além disso, ele pode analisar a data, a quantidade e a descrição detalhada.

Dessa forma, a ferramenta oferece mais clareza para a revisão. Contudo, o servidor ainda precisa aplicar seu conhecimento técnico antes de aceitar qualquer referência.

A IA aplica os preços automaticamente?

Não. A Cotação com IA não inclui nenhum preço sem a confirmação do usuário.

Os resultados podem aparecer previamente selecionados para facilitar a conferência. Entretanto, essa marcação não significa que o sistema já adicionou os valores à cotação.

Primeiro, o usuário analisa cada referência. Depois, ele mantém os preços adequados e retira os resultados incompatíveis.

Somente após essa revisão o servidor clica em “Aplicar à cotação”.

Portanto, o usuário mantém o controle durante todo o processo. Ele decide:

  • quais preços permanecerão selecionados;
  • quais referências exigem exclusão;
  • quais resultados atendem ao objeto;
  • quando os preços entrarão na cotação.

A ferramenta preserva essa confirmação porque a análise humana representa uma etapa indispensável.

O que o usuário deve verificar antes de aceitar uma referência?

A Inteligência Artificial acelera a localização dos resultados. Ainda assim, o servidor precisa avaliar a compatibilidade de cada preço.

Descrição e especificação

Primeiramente, o usuário deve comparar a descrição da referência com o objeto da contratação.

Descrições semelhantes nem sempre representam itens equivalentes. Portanto, diferenças de material, capacidade, tamanho, desempenho ou tecnologia podem alterar o preço.

Quantidade e unidade de medida

Em seguida, o servidor deve verificar a quantidade e a unidade de medida.

Um valor por pacote não equivale automaticamente a um preço por unidade. Assim, a comparação exige atenção para evitar distorções.

Data do preço

A data também influencia a análise. Afinal, preços muito antigos podem não refletir as condições atuais do mercado.

Por isso, o órgão precisa observar o período que considera adequado para sua pesquisa.

Localização

A localização da contratação pode interferir no valor. Frete, logística e disponibilidade regional afetam os custos.

Consequentemente, uma referência de outra região pode exigir uma avaliação adicional.

Condições da contratação

Por fim, o usuário deve observar fatores como garantia, instalação, prazo de entrega, assistência técnica e condições de pagamento.

Esses elementos podem justificar diferenças entre os valores encontrados.

A pesquisa manual continua disponível

A Cotação com IA não elimina a pesquisa manual. Pelo contrário, as duas formas de busca podem trabalhar juntas.

A IA ajuda a localizar e organizar referências. Enquanto isso, o usuário pode complementar os resultados com pesquisas convencionais.

Essa combinação se mostra útil quando:

  • o item possui uma descrição muito específica;
  • a IA encontra poucas referências;
  • os preços apresentam grande variação;
  • a contratação possui condições particulares;
  • o órgão precisa consultar outras fontes;
  • o servidor deseja ampliar a pesquisa.

Portanto, a ferramenta oferece apoio, mas não limita a atuação do usuário.

Quais benefícios a Cotação com IA oferece?

A funcionalidade reduz o esforço necessário para iniciar a pesquisa. Além disso, ela organiza os resultados e permite que o servidor continue trabalhando durante o processamento.

Entre os principais benefícios estão:

  • mais agilidade nas buscas iniciais;
  • apoio para cotações com muitos itens;
  • organização das referências por item;
  • facilidade para consultar os detalhes dos preços;
  • possibilidade de combinar IA e pesquisa manual;
  • autonomia para selecionar cada resultado;
  • controle sobre a aplicação dos preços.

Com isso, o usuário ganha mais velocidade para pesquisar e mais clareza para analisar.

Consequentemente, ele dedica mais tempo às decisões que realmente exigem conhecimento técnico.

A Inteligência Artificial apoia, mas o servidor decide

A Cotação com IA não substitui a atuação humana. Além disso, ela não promete compatibilidade absoluta entre o item pesquisado e as referências encontradas.

A funcionalidade está em fase beta e pode receber melhorias. Portanto, os resultados podem variar e sempre exigem conferência.

O servidor continua responsável por verificar se o preço:

  • corresponde ao objeto;
  • possui especificações compatíveis;
  • apresenta unidade e quantidade adequadas;
  • atende ao período definido pelo órgão;
  • respeita os critérios da pesquisa;
  • pode integrar a formação do valor estimado.

Assim, a IA assume o trabalho de localizar e organizar possíveis referências. O usuário, por sua vez, mantém a responsabilidade pela análise e pela decisão final.

Mais velocidade para pesquisar, mais clareza para analisar

A pesquisa de preços públicos exige critério. Contudo, ela não precisa depender apenas de buscas manuais repetitivas.

Com a Cotação com IA, o usuário seleciona os itens, define preferências e recebe possíveis referências organizadas para revisão.

Dessa maneira, a tecnologia reduz o esforço operacional sem retirar o controle do servidor.

O Fonte de Preços combina bases de preços públicos, atualização de dados e recursos desenvolvidos para apoiar o planejamento das contratações.

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