A Inteligência Artificial nas compras públicas pode reduzir tarefas repetitivas, organizar informações e apoiar a elaboração de documentos. Além disso, a tecnologia ajuda o servidor a aproveitar melhor o tempo durante o planejamento das contratações.

Entretanto, a IA não deve substituir a análise técnica, administrativa ou jurídica. Pelo contrário, ela deve oferecer informações organizadas para que o usuário avalie cada resultado e tome decisões mais fundamentadas.

Essa é a proposta da IA Preços Gov, a Inteligência Artificial do Fonte de Preços. A solução apoia tanto a pesquisa de preços públicos quanto a elaboração de DFD, ETP, Mapa de Riscos e Termo de Referência.

Assim, a tecnologia acelera as atividades operacionais, enquanto o servidor mantém o controle sobre os preços e os conteúdos que utilizará no processo.

Qual é o papel da Inteligência Artificial nas compras públicas?

A fase preparatória de uma contratação reúne várias atividades. A equipe precisa compreender a necessidade, estudar possíveis soluções, identificar riscos, estimar o valor e definir as condições da contratação.

O artigo 18 da Lei nº 14.133/2021 caracteriza a fase preparatória pelo planejamento. Além disso, a norma determina que essa etapa considere os aspectos técnicos, mercadológicos e de gestão que podem interferir na contratação.

Nesse contexto, a Inteligência Artificial pode apoiar o servidor em atividades que exigem pesquisa, organização e redação inicial.

Por exemplo, a tecnologia pode:

  • localizar possíveis referências de preços;
  • organizar resultados por item;
  • identificar informações ausentes;
  • estruturar conteúdos por seção;
  • formular perguntas complementares;
  • apresentar uma primeira versão para revisão.

Contudo, o agente público continua responsável pela análise da demanda. Da mesma forma, ele mantém a responsabilidade pela seleção dos preços e pela aprovação dos documentos.

Portanto, a IA atua como ferramenta de apoio, e não como autoridade responsável pela contratação.

Como a IA apoia a pesquisa de preços públicos?

Na pesquisa convencional, o servidor precisa buscar referências para cada item, abrir resultados e comparar diferentes informações.

Quando a cotação possui muitos itens, essa atividade pode consumir bastante tempo. Além disso, descrições complexas exigem várias tentativas de pesquisa até que o usuário localize referências potencialmente compatíveis.

A Cotação com IA do Fonte de Preços apoia justamente essa etapa inicial.

Primeiramente, o usuário acessa os detalhes da cotação. Em seguida, ele seleciona todos os itens ou apenas aqueles que deseja pesquisar.

O usuário também pode definir preferências para ajudar a IA a priorizar resultados, como:

  • preços da mesma Unidade da Federação;
  • preços com unidade de medida compatível.

Depois disso, a IA consulta as bases disponíveis e organiza as possíveis referências por item.

Ainda assim, essas preferências apenas direcionam a busca. Portanto, o usuário precisa conferir individualmente os resultados apresentados.

O servidor pode continuar trabalhando durante a pesquisa

A Cotação com IA processa a solicitação em segundo plano.

Por isso, o servidor não precisa permanecer na mesma tela durante a busca. Enquanto a IA consulta as bases, ele pode acessar outras cotações, realizar pesquisas manuais ou continuar utilizando o sistema.

Esse fluxo aparece nas telas das páginas 5 e 6 do documento de Produto. Nelas, o usuário seleciona os itens, define as preferências, acompanha o processamento e consulta o resumo dos resultados.

Dessa forma, a ferramenta reduz o tempo de espera e mantém o fluxo de trabalho ativo.

Quais resultados a Cotação com IA apresenta?

Quando a pesquisa termina, o sistema organiza as referências por item.

No resumo, o usuário pode consultar informações como:

  • quantidade de itens atendidos;
  • número de preços encontrados;
  • valor representativo;
  • total estimado;
  • indicação de itens com poucas referências.

Além disso, o servidor pode expandir cada resultado para analisar os detalhes disponíveis.

Conforme os dados de origem, a ferramenta pode apresentar descrição, órgão responsável, Unidade da Federação, quantidade, unidade de medida, data de homologação, modalidade, proposta inicial, proposta final e informações do fornecedor.

Consequentemente, o usuário consegue avaliar os resultados com mais clareza.

Porém, a presença de um preço na tela não comprova sua compatibilidade com a contratação. O servidor precisa comparar a referência com a necessidade real do órgão.

A IA escolhe quais preços entrarão na cotação?

Não. A ferramenta não aplica nenhum preço automaticamente.

Embora os resultados possam aparecer marcados para facilitar a revisão, o usuário pode manter ou retirar cada referência.

Depois da análise, ele confirma os preços adequados por meio da opção “Aplicar à cotação”.

Portanto, a IA:

  • não determina o preço correto;
  • não valida definitivamente a compatibilidade;
  • não seleciona referências sem supervisão;
  • não aplica resultados sem confirmação.

O usuário permanece responsável pela decisão final.

Esse cuidado também se alinha à IN SEGES/ME nº 65/2021, que disciplina a pesquisa de preços para aquisições de bens e contratações de serviços em geral no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional. A norma exige a formalização da pesquisa e a análise dos preços utilizados na formação do valor estimado.

Como a IA apoia os documentos da fase interna?

Além da pesquisa de preços, a IA Preços Gov apoia a elaboração dos documentos utilizados no planejamento da contratação.

Atualmente, a funcionalidade contempla:

Documento de Formalização da Demanda

No DFD, a IA ajuda a organizar as informações iniciais da necessidade. Assim, o usuário pode estruturar a justificativa, os dados gerais e a identificação da área responsável.

Estudo Técnico Preliminar

No ETP, a ferramenta apoia a organização das informações relacionadas à necessidade, aos requisitos, às alternativas e à viabilidade da solução.

Mapa de Riscos

No Mapa de Riscos, a IA ajuda a estruturar os eventos que podem afetar a contratação, suas possíveis consequências e as medidas de tratamento.

Termo de Referência

No Termo de Referência, a tecnologia apoia a redação das seções relacionadas ao objeto, aos requisitos, à execução, à gestão e às demais condições da contratação.

Embora a interação siga uma lógica semelhante, a IA adapta as perguntas e os conteúdos à finalidade de cada documento. Dessa maneira, ela não utiliza a mesma redação genérica em todos os modelos.

Como funciona a geração dos documentos com IA?

Primeiramente, o usuário cria a estrutura do documento no Fonte de Preços. Para isso, ele informa um nome e escolhe o modelo correspondente.

Depois, o servidor acessa a opção “Gerar com IA” e seleciona como deseja iniciar o trabalho.

Ele pode:

  • gerar todas as seções ativas;
  • escolher apenas algumas seções;
  • pular partes que já concluiu.

Em seguida, o usuário informa o contexto da contratação.

Esse contexto deve explicar a situação atual, o problema identificado, o objeto pretendido, o resultado esperado e os demais dados conhecidos.

Quanto mais claro e completo for o contexto, melhores serão as condições para que a IA produza uma primeira versão alinhada à demanda.

Por outro lado, informações insuficientes podem resultar em mais perguntas, campos incompletos ou textos que exigem ajustes adicionais.

A IA identifica informações ausentes

Durante a geração, a ferramenta analisa cada seção e verifica se precisa de informações complementares.

Por exemplo, a IA pode perguntar:

  • qual é o número do processo;
  • qual área requisitou a contratação;
  • quem responde pela demanda;
  • qual é o prazo previsto;
  • quais requisitos o objeto deve atender.

O usuário responde ao que souber. Além disso, ele pode optar por não responder a uma pergunta.

Contudo, essa escolha pode deixar campos vazios ou gerar conteúdos mais genéricos. Por isso, o servidor precisa revisar a seção com atenção.

As telas da página 9 do documento de contexto mostram esse fluxo. Primeiro, a IA apresenta uma pergunta complementar. Logo depois, o sistema exibe a prévia do conteúdo e as opções de aprovação, regeneração ou edição.

O usuário sempre revisa antes de salvar

Depois de processar as informações, a IA apresenta uma prévia da seção.

Nesse momento, o usuário pode conferir:

  • a clareza do texto;
  • a coerência das informações;
  • a aderência à necessidade;
  • o preenchimento dos campos;
  • o nível de detalhamento;
  • a consistência com outras seções.

Além disso, a ferramenta pode apresentar sugestões de melhoria. Entretanto, nenhuma sugestão entra automaticamente no documento.

O usuário possui três opções principais:

Aprovar e continuar

Quando o texto atende à necessidade, o servidor aprova a seção e avança para a próxima etapa.

Editar manualmente

Quando o conteúdo exige apenas pequenas correções, o usuário pode alterar diretamente nomes, datas, termos e informações.

Regenerar

Quando a seção precisa de mudanças maiores, o usuário informa o que deseja alterar. Em seguida, a IA utiliza essa orientação para produzir uma nova versão.

Por exemplo, o servidor pode solicitar mais detalhes, retirar um trecho, corrigir um dado ou reorganizar a redação.

Consequentemente, a regeneração não repete o conteúdo sem direção. O usuário orienta a mudança que deseja.

A Inteligência Artificial substitui o trabalho do servidor?

Não. A IA pode acelerar buscas e estruturar conteúdos, mas não conhece sozinha todas as particularidades da contratação.

Somente a equipe responsável compreende completamente:

  • a necessidade administrativa;
  • a realidade do órgão;
  • as condições de execução;
  • as limitações existentes;
  • os requisitos técnicos;
  • os riscos envolvidos;
  • os resultados esperados.

Por isso, a validação humana continua indispensável.

Na pesquisa de preços, o servidor precisa verificar descrição, unidade de medida, quantidade, data, localização e condições comerciais.

Da mesma forma, na geração dos documentos, ele deve confirmar se o texto utiliza informações verdadeiras, atuais e coerentes.

Portanto, a qualidade da decisão não depende apenas da velocidade da ferramenta. Ela também depende da qualidade das informações fornecidas e da revisão realizada pelo usuário.

Quais limites precisam aparecer na comunicação sobre IA?

Uma comunicação responsável não deve apresentar a Inteligência Artificial como uma solução infalível.

A IA Preços Gov não deve receber promessas de:

  • precisão absoluta;
  • validação jurídica;
  • seleção automática do melhor preço;
  • elaboração perfeita de documentos;
  • eliminação da revisão humana;
  • substituição da equipe de planejamento.

Além disso, a Cotação com IA está em fase beta. Portanto, os resultados, os critérios de priorização e alguns elementos da interface podem evoluir.

O próprio documento de Produto orienta a comunicação a reforçar agilidade, apoio à pesquisa e manutenção do controle pelo usuário.

Da mesma forma, o material sobre a geração documental recomenda evitar promessas de preenchimento automático perfeito, validação jurídica ou eliminação da participação humana.

Como usar Inteligência Artificial nas compras públicas com responsabilidade?

O uso responsável começa antes da geração dos resultados.

Forneça descrições claras

Primeiramente, descreva corretamente o item ou o contexto da contratação. Afinal, informações genéricas podem prejudicar a qualidade da pesquisa e da primeira versão.

Confira os dados apresentados

Em seguida, analise os detalhes de cada preço e de cada seção. Não aceite uma informação apenas porque o texto parece bem estruturado.

Compare os resultados com a necessidade

Além disso, verifique se a referência ou o conteúdo representa a realidade do órgão.

Corrija informações incorretas

Quando encontrar um dado inadequado, edite o conteúdo ou retire a referência da seleção.

Justifique as decisões

A ferramenta ajuda a organizar informações. Contudo, o processo administrativo ainda precisa registrar os critérios e as decisões adotadas.

Faça uma revisão final

Por fim, confira o conjunto da cotação ou do documento. Essa revisão ajuda a identificar contradições, lacunas e informações repetidas.

Mais velocidade para pesquisar

Na Cotação com IA, o usuário reduz o esforço das buscas iniciais.

A ferramenta consulta as bases e organiza possíveis referências por item. Enquanto isso, o servidor pode continuar utilizando o sistema.

Assim, a equipe ganha agilidade sem abrir mão da análise.

Mais clareza para analisar

A organização dos resultados facilita a comparação entre preços.

Da mesma forma, a estruturação por seções ajuda o usuário a revisar DFD, ETP, Mapa de Riscos e Termo de Referência.

Consequentemente, o servidor visualiza as informações de maneira mais organizada.

Mais tempo para decidir

Quando a tecnologia assume parte do trabalho repetitivo, a equipe pode concentrar mais atenção nas decisões que exigem conhecimento técnico.

Por exemplo, o servidor pode dedicar mais tempo à análise dos requisitos, dos riscos, da estratégia de contratação e da compatibilidade dos preços.

Portanto, a IA não reduz a importância do agente público. Pelo contrário, ela permite que ele direcione sua experiência para as atividades mais relevantes.

O servidor permanece no centro da decisão

Na Cotação com IA, o usuário escolhe quais preços aplicará.

Na geração documental, o usuário decide quais conteúdos aprovará.

Assim, a IA pesquisa, interpreta, organiza e redige. Por outro lado, o servidor analisa, ajusta, justifica e decide.

Essa divisão preserva o controle humano durante todo o processo.

Além disso, ela mostra como a Inteligência Artificial nas compras públicas pode aumentar a produtividade sem retirar a responsabilidade dos agentes envolvidos.

IA Preços Gov: tecnologia de apoio ao planejamento

A IA Preços Gov reúne recursos para apoiar duas atividades importantes da fase preparatória: a pesquisa de preços e a elaboração dos documentos.

Com isso, a instituição pode agilizar tarefas, organizar informações e reduzir o esforço necessário para iniciar cada trabalho.

Contudo, o usuário continua responsável por conferir os resultados e aprovar apenas os conteúdos adequados.

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