Órgãos públicos têm a licitação como forma de contratar bens e serviços e ela é dividida em etapas e procedimentos que devem ser seguidos à risca. Um dos passos mais importantes é a Cotação e ela é fundamental para que todo o fluxo do processo se desenvolva corretamente.
A cotação, também conhecida como pesquisa de preços, é um passo imprescindível para a licitação, porque é por meio dela que a Administração Pública terá uma base de quanto é necessário para custear a contratação e estimar o valor no edital. Sendo assim, realizar essa busca de quanto custa determinado bem ou serviço pode demandar bastante tempo, afinal, ela envolve, além da pesquisa, os contatos, nem sempre tão céleres, com as empresas, além de verificações para saber se esses fornecedores estão habilitados para a licitação. Quando não habilitadas, elas são classificadas como empresas inidôneas.
O que regulamenta uma cotação?
A pesquisa de preços é feita de acordo com a Instrução Normativa (IN) nº 73, que entrou em vigor no dia 5 de agosto do ano passado. Segundo a IN, a cotação deve ser feita em um documento que contenha a assinatura da pessoa responsável por realizá-la, a fonte em que foi feita a consulta (afinal, tem que ser uma fonte segura, não é mesmo?), os preços coletados e como o valor estimado foi calculado e, por último, a justificativa sobre a metodologia usada para retirar alguns valores inconsistentes do cálculo, se ocorrer.
No momento da cotação, ainda segundo a Instrução Normativa, as informações devem ser criteriosamente observadas, como: prazos, entrega, instalação ou execução do que será contratado, o pagamento, o frete e as referências de marca e modelo.
Quais os métodos utilizados para determinar o preço na licitação?
Sobre isso, a Instrução Normativa (IN) nº 73/2020 determina que o preço que estará no edital da licitação seja baseado na média, na mediana ou no menor valor achado na pesquisa de preços, levando em consideração que esse cálculo deverá ser realizado com três ou mais preços, desde que desconsiderem os valores muito altos, que não tenham consistência ou que sejam inviáveis para execução.
Em alguns casos, o preço da contratação poderá ser calculado com menos de três valores, mas, nessas raras situações, a pessoa responsável pela pesquisa deverá justificar essa decisão e ela terá que passar por uma aprovação da autoridade competente. Caso contrário, a licitação não ocorrerá.
E não termina por aí!
Apesar dessa série de passos descritos anteriormente, o processo licitatório não termina na pesquisa de preços. Depois dela, o edital será elaborado, analisado e publicado, convocando todas as empresas que desejem participar do certame. As que aceitarem passarão, ainda, por uma etapa de habilitação, para saber se estão aptas a executar os serviços.
Logo após essa fase, haverá o processo de análise das propostas enviadas, homologação e, por último, a seleção final, onde será publicado o nome do vencedor da licitação.
Mas esse longo processo pode ser encurtado se a cotação for feita com agilidade, e o Fonte de Preços tem o melhor sistema.