Peça-chave para a etapa preparatória do processo licitatório e determinante para o sucesso de toda a licitação, o Termo de Referência é o primeiro passo a ser dado, para começar um processo de licitação.
Ele é o documento que vai trazer as informações imprescindíveis para a licitação, construído com base em estudos técnicos preliminares. Deve apresentar os elementos que serão necessários para aquela licitação, conforme o motivo que a justifica e com a precisão adequada a sua realização.
A Legislação brasileira estabelece na Lei n.º 10.520/2002, regulamentada pelo Decreto n.º 10.024/2019, que o Termo de Referência é obrigatório para toda contratação, e o responsável pela sua elaboração é a área requisitante, no caso aquele que está solicitando o processo de licitação.
O Termo de referência deve obedecer às exigências do Tribunal de Contas da União (TCU), e conter no mínimo os seguintes itens:
- Declaração do objeto;
- Fundamentação da contratação;
- Descrição da solução como um todo;
- Requisitos da contratação;
- Modelo de execução do objeto;
- Modelo de gestão do contrato;
- Critérios de medição e pagamento;
- Forma de seleção do fornecedor;
- Critérios de seleção do fornecedor;
- Estimativas detalhadas dos preços, com ampla pesquisa de mercado aceita pela legislação vigente
- Adequação orçamentária.
Como elaborar o Termo de Referência?
Por ser um documento um pouco complexo e que deve ter atenção aos detalhes, para ser construído e aprovado como esperado, separamos algumas dicas de como elaborar.
Especificação do objeto: A descrição do objeto deve ser precisa e suficiente para evitar espaços de dúvidas para a Administração e licitantes, sendo objetivo e assertivo em sua definição. Escolhendo o uso do catálogo eletrônico para facilitar a elaboração dos objetos e suas especificações.
Fundamentação adequada do pedido: Esse é o momento em que deve ser justificada a contratação, com motivos cabíveis a realização do objeto da licitação, construída com base no propósito da licitação, não no bem querer do interesse público.
Prospecção de consumo: Quando a razão da licitação, se dá por despesas rotineiras do órgão, uma boa forma de gestão é armazenar os registros de consumo dos materiais ao longo do tempo, para que assim possa justificar a necessidade da entidade em adquirir o objeto que está sendo posto.
Especificação de objeto divisível: Esse item se destina a como descrever o objeto divisível do termo, que deve ser feita por item e não por preço global, visando ampliar a participação de interessados e a escolha da proposta mais benéfica.
No Fonte de Preços, os servidores já contam com um termo de referência pronto, consoante as exigências do TCU.
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