A elaboração dos documentos da fase interna exige organização, conhecimento da demanda e atenção aos detalhes. Afinal, a equipe de planejamento precisa transformar informações dispersas em textos claros, coerentes e alinhados à contratação.

Além disso, o servidor precisa preencher diversas seções, conferir dados, identificar riscos e manter a consistência entre os documentos. Quando a equipe enfrenta várias demandas ao mesmo tempo, esse trabalho pode consumir muitas horas.

Nesse contexto, os documentos da fase interna com IA representam uma nova forma de iniciar a elaboração de DFD, ETP, Mapa de Riscos e Termo de Referência. A IA Preços Gov, do Fonte de Preços, interpreta o contexto informado pelo usuário, organiza as informações e redige uma primeira versão de cada seção.

Contudo, a Inteligência Artificial não aprova o conteúdo nem substitui a análise técnica. O usuário revisa, ajusta e decide o que incorporará ao documento final.

Por que os documentos da fase interna exigem planejamento?

A Lei nº 14.133/2021 coloca o planejamento no centro da fase preparatória. O artigo 18 determina que essa etapa considere os aspectos técnicos, mercadológicos e de gestão que podem interferir na contratação.

Por isso, a Administração precisa compreender a necessidade antes de definir o objeto e conduzir a seleção do fornecedor. Entre outros elementos, a fase preparatória pode envolver a descrição da necessidade, o Estudo Técnico Preliminar, a análise de riscos, o orçamento estimado e o Termo de Referência.

Consequentemente, a equipe não deve tratar os documentos apenas como formulários. Cada informação precisa refletir a realidade da demanda e contribuir para a tomada de decisão.

Um planejamento bem estruturado ajuda o órgão a:

  • compreender o problema administrativo;
  • definir o resultado esperado;
  • avaliar possíveis soluções;
  • identificar riscos;
  • estabelecer requisitos;
  • detalhar o objeto;
  • organizar a futura contratação.

Portanto, a qualidade dos documentos influencia diretamente a clareza e a consistência do processo.

Quais documentos da fase interna a IA pode apoiar?

A funcionalidade do Fonte de Preços apoia a elaboração de quatro documentos: Documento de Formalização da Demanda, Estudo Técnico Preliminar, Mapa de Riscos e Termo de Referência.

Embora o fluxo de geração siga uma lógica semelhante, a IA adapta as perguntas e os conteúdos à finalidade de cada modelo. Dessa forma, ela não utiliza um texto genérico para todos os documentos.

Documento de Formalização da Demanda

O Documento de Formalização da Demanda, também conhecido como DFD, registra as informações iniciais sobre a necessidade da área requisitante.

Nesse documento, a equipe apresenta o problema, o objeto pretendido, a justificativa da contratação, o resultado esperado e os responsáveis pela demanda.

A IA pode ajudar a organizar informações gerais, estruturar a justificativa e preencher as seções relacionadas à área requisitante e aos responsáveis.

Assim, o usuário não precisa começar toda a redação com uma página em branco.

Estudo Técnico Preliminar

O Estudo Técnico Preliminar, ou ETP, aprofunda a análise da necessidade. Ele ajuda a Administração a compreender o problema e a avaliar a melhor solução antes de detalhar a contratação.

No âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional, a IN SEGES nº 58/2022 disciplina a elaboração do ETP para aquisições de bens e contratações de serviços e obras.

Nesse caso, a IA pode apoiar a organização de informações sobre:

  • necessidade da contratação;
  • requisitos;
  • alternativas disponíveis;
  • resultados pretendidos;
  • viabilidade da solução;
  • demais elementos previstos no modelo utilizado pelo órgão.

Além disso, a ferramenta pode identificar lacunas e formular perguntas para completar as informações.

Mapa de Riscos

O Mapa de Riscos organiza os eventos que podem comprometer o planejamento, a seleção do fornecedor ou a execução contratual.

Por isso, a equipe precisa identificar cada risco, analisar suas possíveis causas e consequências e definir ações de prevenção ou tratamento.

A IA pode ajudar a estruturar essas informações e a organizá-las dentro das seções do modelo.

Entretanto, o usuário precisa avaliar se os riscos sugeridos correspondem à realidade da contratação. Afinal, cada objeto possui características próprias.

Termo de Referência

O Termo de Referência detalha a solução escolhida e estabelece as condições necessárias para a contratação.

No âmbito federal, a IN SEGES/ME nº 81/2022 disciplina a elaboração do TR para aquisições de bens e contratações de serviços na Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional.

Nesse documento, a IA pode apoiar a estruturação de conteúdos relacionados ao objeto, aos requisitos, à execução, à gestão, aos critérios de aceitação e às demais condições da contratação.

Contudo, a ferramenta não conhece sozinha todas as particularidades do órgão. Portanto, a equipe deve revisar cada condição antes de aprovar o texto.

Como funciona a geração de documentos da fase interna com IA?

O processo começa com a criação da estrutura do documento dentro do Fonte de Preços.

Primeiramente, o usuário informa o nome do documento e escolhe o modelo correspondente. Em seguida, ele acessa os detalhes e seleciona a opção “Gerar com IA”.

A partir desse ponto, o fluxo conduz o usuário pelas seções escolhidas.

1. Escolha das seções

O usuário pode gerar todas as seções ativas ou selecionar apenas as partes que deseja preencher naquele momento.

Além disso, ele pode pular seções que já concluiu.

Essa flexibilidade permite utilizar a IA em diferentes situações. Por exemplo, a equipe pode criar uma primeira versão completa ou solicitar apoio somente para uma justificativa, um requisito ou uma análise específica.

2. Apresentação do contexto da contratação

Depois de escolher as seções, o usuário precisa informar o contexto da contratação.

Esse texto deve explicar, de forma clara, qual problema a Administração pretende resolver. Sempre que possível, o contexto pode incluir:

  • situação atual;
  • necessidade identificada;
  • área demandante;
  • objeto pretendido;
  • resultado esperado;
  • prazo;
  • responsáveis;
  • informações técnicas conhecidas;
  • demais dados relevantes.

Quanto mais completo e coerente o contexto, melhores serão as condições para que a IA organize a primeira versão.

Por outro lado, um contexto superficial pode gerar mais perguntas, campos incompletos ou textos genéricos.

3. Perguntas complementares

Em seguida, a IA analisa o contexto e identifica informações ausentes.

Quando encontra uma lacuna, a ferramenta apresenta perguntas relacionadas à seção atual. Por exemplo, ela pode solicitar o número do processo administrativo, a área requisitante, o responsável pela demanda ou o prazo previsto.

O usuário pode responder ao que souber. Além disso, ele pode optar por não responder a uma pergunta específica.

Contudo, a ausência de informações pode deixar campos vazios ou produzir conteúdos que exigirão mais ajustes.

4. Elaboração da primeira versão

Depois de reunir as informações, a IA interpreta o contexto e redige uma prévia da seção.

A ferramenta respeita a estrutura do modelo selecionado. Assim, uma seção textual pode receber uma justificativa organizada, enquanto uma seção cadastral pode apresentar campos e tabelas.

Além disso, a IA pode reaproveitar informações já fornecidas. Por exemplo, quando o usuário informa a área demandante e o nome do responsável, a ferramenta pode usar esses dados nas seções correspondentes.

Dessa maneira, o fluxo reduz repetições e favorece a consistência entre as partes do documento.

5. Conferência da prévia

Antes de salvar a seção, o sistema apresenta uma prévia do conteúdo.

Nesse momento, o usuário pode conferir:

  • clareza da redação;
  • coerência das informações;
  • aderência à demanda;
  • preenchimento dos campos;
  • consistência entre as seções;
  • terminologia utilizada;
  • nível de detalhamento.

A IA também pode apresentar sugestões de melhoria. Essas recomendações podem tratar de padronização, clareza, terminologia ou complementação das informações.

No entanto, a ferramenta não aplica as sugestões automaticamente. O usuário decide se elas fazem sentido para a contratação.

6. Aprovação, edição ou regeneração

Depois da análise, o usuário escolhe como deseja continuar.

Quando a prévia atende à necessidade, ele seleciona “Aprovar e continuar”. Nesse caso, o sistema salva a seção e avança para a próxima etapa.

Quando o texto precisa apenas de pequenas correções, o usuário pode editar o conteúdo manualmente.

Por outro lado, quando a seção exige mudanças mais amplas, ele pode selecionar “Regenerar”. Nessa opção, o usuário informa exatamente o que deseja alterar, retirar ou acrescentar.

Por exemplo, ele pode solicitar:

  • mais detalhes sobre determinado ponto;
  • inclusão de uma informação;
  • correção de um dado;
  • retirada de um trecho;
  • mudança no nível de formalidade;
  • reorganização do texto;
  • adequação da abordagem.

A IA utiliza essa orientação para criar uma nova versão. Portanto, a regeneração não consiste apenas em repetir o mesmo processamento.

7. Conclusão e relatório

Ao final, o sistema registra as seções que o usuário aprovou e atualiza o progresso do documento.

Depois disso, a equipe pode continuar a edição, realizar novas gerações ou revisar o conteúdo completo.

Quando o preenchimento estiver concluído, o usuário poderá baixar o relatório consolidado.

Por que o contexto influencia tanto o resultado?

A IA trabalha com as informações que o usuário fornece.

Por isso, um contexto claro ajuda a ferramenta a compreender a necessidade e a distribuir os dados nas seções corretas.

Considere, por exemplo, uma contratação destinada ao controle eletrônico de acesso em prédios públicos. Um contexto útil pode explicar:

  • como o órgão realiza o controle atualmente;
  • quais problemas o procedimento manual apresenta;
  • quantas unidades precisam da solução;
  • quem utilizará o sistema;
  • qual resultado a Administração espera;
  • quais requisitos o objeto precisa atender.

Com essas informações, a IA possui melhores condições para estruturar a justificativa, organizar os requisitos e formular perguntas pertinentes.

Em contrapartida, uma instrução como “precisamos comprar um sistema de acesso” oferece poucos elementos. Consequentemente, a primeira versão exigirá mais perguntas e revisões.

Portanto, a tecnologia não corrige automaticamente a falta de conhecimento sobre a demanda. A equipe precisa compreender o problema antes de orientar a ferramenta.

Os documentos da fase interna não precisam mais começar do zero

A elaboração tradicional frequentemente começa com um campo em branco. Nesse cenário, o servidor precisa organizar as ideias, consultar informações e desenvolver toda a estrutura inicial.

Com os documentos da fase interna com IA, o usuário fornece o contexto e recebe uma primeira versão para análise.

Assim, a ferramenta reduz o esforço inicial de redação. Além disso, ela ajuda a organizar informações que poderiam permanecer dispersas em e-mails, anotações ou documentos diferentes.

Entre os principais benefícios estão:

  • maior agilidade no preenchimento;
  • apoio à organização das informações;
  • identificação de dados ausentes;
  • reaproveitamento contextual;
  • consistência entre campos relacionados;
  • possibilidade de gerar apenas algumas seções;
  • flexibilidade para editar ou regenerar;
  • manutenção do controle pelo usuário.

Consequentemente, a equipe pode dedicar mais tempo à análise da contratação e menos tempo à estruturação da primeira versão.

A IA substitui a análise do servidor?

Não. A IA Preços Gov funciona como uma ferramenta de apoio à elaboração documental.

A Inteligência Artificial interpreta as informações, organiza o conteúdo e apresenta uma prévia. Entretanto, o usuário precisa analisar o texto antes de aprová-lo.

Cabe à equipe verificar se o conteúdo:

  • representa corretamente a necessidade da Administração;
  • utiliza informações verdadeiras e atuais;
  • respeita as regras aplicáveis ao órgão;
  • apresenta coerência entre as seções;
  • atende à finalidade do documento;
  • não contém dados incorretos;
  • pode integrar o processo de contratação.

Além disso, a IA não realiza uma validação jurídica definitiva. Ela também não aprova seções em nome do servidor.

Somente a ação expressa do usuário incorpora o conteúdo ao documento. Dessa forma, a ferramenta mantém a decisão final com os responsáveis pela contratação.

Como usar a IA com mais segurança?

A equipe pode adotar algumas práticas para melhorar a qualidade do trabalho.

Forneça um contexto completo

Primeiramente, descreva o problema, a situação atual e o resultado esperado. Além disso, inclua os dados técnicos já conhecidos.

Responda às perguntas com atenção

Quando a IA solicitar informações complementares, confira os dados antes de responder. Afinal, a ferramenta poderá reaproveitá-los em outras seções.

Revise cada prévia

Não aprove uma seção apenas porque o texto parece bem escrito. Verifique se ele corresponde à realidade do órgão e à necessidade da contratação.

Use a edição manual

Pequenos ajustes não exigem uma nova geração. Portanto, use a edição direta para corrigir nomes, datas, termos e informações pontuais.

Oriente a regeneração

Quando solicitar outra versão, explique claramente o que precisa mudar. Dessa maneira, a IA terá um direcionamento objetivo.

Faça uma revisão final

Por fim, analise o documento completo. Confira se as seções mantêm coerência e se os dados permanecem consistentes do início ao fim.

Mais agilidade sem perder o controle

A IA Preços Gov ajuda a transformar informações iniciais em conteúdos estruturados para DFD, ETP, Mapa de Riscos e Termo de Referência.

Além disso, a ferramenta identifica lacunas, apresenta perguntas, reaproveita dados e oferece sugestões para a revisão.

Contudo, o usuário permanece no centro do processo. Ele fornece o contexto, responde às perguntas, confere cada prévia e decide o que aprovará.

A lógica da funcionalidade é clara:

A IA interpreta, estrutura e redige. O usuário analisa, ajusta e aprova.

Dessa forma, os documentos da fase interna não precisam mais começar do zero. Ao mesmo tempo, a equipe mantém a responsabilidade e o controle sobre o resultado final.

Conheça o Fonte de Preços, solicite um teste grátis clicando aqui.