O relatório de pesquisa de preços é uma peça essencial na fase preparatória das contratações públicas. Ele demonstra como o órgão chegou ao valor estimado da contratação e quais fontes sustentaram essa definição.

Com a Lei nº 14.133/2021, a Administração deve estimar o valor da contratação com base em preços compatíveis com o mercado, considerando bancos de dados públicos, quantidades, economia de escala e condições do local de execução.

Além disso, a IN SEGES/ME nº 65/2021 orienta o procedimento administrativo da pesquisa de preços para aquisição de bens e contratação de serviços em geral, no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional.

Por isso, o relatório não deve apenas apresentar valores. Ele precisa contar a história da pesquisa: onde a equipe buscou os preços, quais critérios utilizou, por que descartou valores e como calculou o preço estimado.

O que é o relatório de pesquisa de preços?

O relatório de pesquisa de preços é o documento que organiza e justifica a formação do preço estimado da contratação.

Na prática, ele reúne os dados coletados, as fontes consultadas, a análise crítica dos preços, a metodologia aplicada e a memória de cálculo. Dessa forma, o processo ganha rastreabilidade e permite que gestores, controle interno e órgãos de fiscalização compreendam o caminho adotado pela equipe.

Embora a IN 65/2021 utilize a expressão “documento” para tratar da materialização da pesquisa, muitos órgãos adotam o formato de relatório para padronizar essa etapa. O importante é que o conteúdo atenda aos elementos mínimos exigidos pela norma.

Por que o relatório é importante?

O relatório ajuda o órgão a comprovar que o preço estimado não surgiu de forma aleatória. Pelo contrário, ele demonstra que a equipe avaliou o mercado, comparou referências e adotou critérios técnicos.

Além disso, o documento reduz riscos na contratação. Quando o relatório está bem estruturado, ele ajuda a evitar sobrepreço, subestimativa, impugnações, retrabalho e questionamentos sobre a escolha das fontes.

Por outro lado, um relatório incompleto pode fragilizar todo o processo. Afinal, a ausência de justificativas dificulta a análise dos autos e pode comprometer a segurança da contratação.

O que deve constar no relatório de pesquisa de preços?

A IN 65/2021 exige que a pesquisa de preços contenha, no mínimo, alguns elementos essenciais. Portanto, o relatório deve apresentar:

descrição do objeto;
identificação dos agentes responsáveis pela pesquisa;
caracterização das fontes consultadas;
série de preços coletados;
método estatístico aplicado;
justificativas da metodologia utilizada;
memória de cálculo do valor estimado;
documentos que dão suporte à pesquisa;
justificativa da escolha dos fornecedores, quando houver pesquisa direta.

Esses itens ajudam a construir um relatório completo e defensável. Além disso, facilitam a conferência das informações por outras áreas do órgão.

Como descrever o objeto no relatório?

A descrição do objeto precisa ser clara, objetiva e compatível com a futura contratação. Esse ponto é decisivo, porque a pesquisa só será útil se os preços comparados tiverem relação direta com o item ou serviço pretendido.

Por exemplo, ao pesquisar um equipamento, a equipe deve observar especificações como modelo, capacidade, dimensões, garantia, acessórios e condições de entrega.

Assim, o relatório evita comparações inadequadas. Isso é importante porque preços de objetos diferentes podem gerar uma estimativa distorcida.

Como registrar as fontes consultadas?

O relatório deve indicar todas as fontes usadas na pesquisa. A IN 65/2021 prevê parâmetros como sistemas oficiais de governo, contratações similares da Administração Pública, mídia especializada, sítios eletrônicos especializados, pesquisa direta com fornecedores e base nacional de notas fiscais eletrônicas, quando aplicável.

Nesse ponto, a equipe deve informar de onde retirou cada preço, a data da consulta, os dados do fornecedor ou órgão, a identificação do item e os documentos comprobatórios.

Além disso, quando utilizar pesquisa direta com fornecedores, o relatório deve justificar a escolha desses fornecedores. Dessa forma, o processo ganha mais transparência.

Como fazer a análise crítica dos preços?

A análise crítica é uma das partes mais importantes do relatório de pesquisa de preços. Nessa etapa, a equipe verifica se os preços coletados são compatíveis com o objeto e com as condições da contratação.

A IN 65/2021 orienta que o órgão considere condições comerciais como prazos, locais de entrega, frete, garantia, marca e modelo, sempre que possível.

Portanto, não basta reunir valores. A equipe precisa avaliar se cada referência realmente serve para compor a estimativa.

Caso encontre preços inexequíveis, inconsistentes ou excessivamente elevados, o órgão pode desconsiderá-los. No entanto, deve registrar a justificativa no relatório.

Como apresentar a metodologia e a memória de cálculo?

A metodologia mostra como o órgão tratou os preços coletados. Em geral, a equipe pode utilizar média, mediana ou menor valor, conforme o comportamento da amostra e a realidade do objeto.

A IN 65/2021 permite esses métodos para definir o preço estimado, desde que a escolha esteja adequada e justificada.

Já a memória de cálculo demonstra o passo a passo numérico usado para chegar ao valor final. Ela deve permitir que qualquer pessoa refaça o cálculo e entenda o resultado.

Por isso, o relatório deve informar quais preços entraram no cálculo, quais foram descartados, qual método foi aplicado e qual valor estimado resultou da análise.

Erros comuns no relatório de pesquisa de preços

Alguns erros aparecem com frequência nos processos de compras públicas.

O primeiro é anexar preços sem análise. Nesse caso, a equipe reúne documentos, mas não explica por que aqueles valores são compatíveis.

Outro erro é usar fontes desatualizadas ou sem comprovação. Isso enfraquece a pesquisa e dificulta a conferência posterior.

Também é comum comparar objetos diferentes. Essa falha pode gerar preço estimado acima ou abaixo da realidade do mercado.

Por fim, muitos relatórios deixam de apresentar a memória de cálculo. Sem ela, o processo perde transparência e rastreabilidade.

Como o Fonte de Preços ajuda na elaboração do relatório?

O Fonte de Preços ajuda órgãos públicos, ONGs e organizações do Sistema S a elaborarem pesquisas de preços com mais agilidade, organização e segurança.

A plataforma reúne mais de 420 milhões de preços homologados, com atualização diária. Além disso, oferece cotações expressas, personalizadas e em lote, relatórios gerenciais, mapa de fornecedores, inteligência de mercado e consulta a empresas inidôneas.

Com esses recursos, a equipe reduz buscas manuais e consegue organizar melhor as referências utilizadas. Dessa forma, o órgão ganha produtividade e fortalece a documentação da fase interna.

Além disso, o Fonte de Preços oferece suporte especializado em poucos minutos. Isso ajuda o usuário a aproveitar melhor os recursos da plataforma e a conduzir cotações com mais eficiência.

Benefícios de um relatório bem estruturado

Um relatório de pesquisa de preços bem feito traz benefícios diretos para o órgão público.

Ele aumenta a segurança da estimativa, melhora a organização dos autos, reduz o risco de questionamentos e facilita a atuação do controle interno.

Além disso, o relatório fortalece a tomada de decisão. Com informações claras, fontes identificadas e metodologia justificada, a equipe consegue conduzir a contratação com mais confiança.

Nesse sentido, o uso de uma plataforma especializada como o Fonte de Preços contribui para tornar a rotina mais simples, rápida e padronizada.

Conclusão

O relatório de pesquisa de preços é muito mais do que um anexo do processo. Ele registra a lógica usada pelo órgão para formar o preço estimado e demonstra a qualidade da pesquisa realizada.

Para cumprir bem essa função, o relatório precisa apresentar objeto, fontes, série de preços, análise crítica, metodologia, memória de cálculo e documentos de suporte.

Com o apoio do Fonte de Preços, o órgão público agiliza a coleta de referências, organiza melhor as informações e fortalece a segurança da fase preparatória. Assim, a equipe ganha tempo, reduz retrabalho e conduz contratações mais eficientes.

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